Menjalankan Program Efisiensi di Perusahaan, dengan pendekatan budaya perusahaan

Pengantar
Ketika atasan memerintahkan kita melakukan efisiensi, maka sebenarnya mereka bukan hanya sekadar meminta kita melakukan penghematan biaya. Tapi lebih dari itu, yakni peningkatan kinerja, termasuk kinerja dalam ukuran rupiah maupun waktu. Program efisiensi adalah program untuk memastikan perencanaan dan pengelolaan kerja yang optimal dengan menggunakan metode yang tepat demi mendapatkan kinerja yang lebih baik, biaya (biaya operasional dan tenaga kerja) yang lebih optimal serta waktu yang lebih cepat. Melakukan efisiensi berarti melakukan semua aktivitas doing the right things right, dengan tujuan memperoleh hasil sama dengan biaya dan waktu yang lebih sedikit, dan/atau memperoleh hasil yang lebih baik dengan biaya dan waktu yang sama.
Dalam membuat setiap program efisiensi sebagai suatu pendekatan budaya, perlu didahului oleh perubahan paradigma dari setiap stakeholder yang terlibat, yakni:

Paradigma lama Paradigma baru
Permasalahan Sikap reaktif Sikap proaktif
Analisis Perasaan dan intuisi Data
Fokus utama Produk dan jasa yang dihasilkan Proses menghasilkan
Kontrol Eksternal Self control
Level partisipasi Kepatuhan Komitmen
Tanggungjawab Atasan/manajemen Semua pihak

Tantangan
Menjalankan program efisiensi adalah suatu proses yang membutuhkan banyak waktu untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Seringkali hasil implementasi suatu program baru dapat dirasakan beberapa waktu kemudian sehingga membuat banyak pihak yang terlibat enggan mempertahankan komitmen dan endurancenya dalam menjalankan program ini. Penting untuk diingat bahwa menjalankan program ini bukanlah sekadar menjalankan program instant yang pasti memberikan semua hasil yang diinginkan secara instant pula. Setiap program efisiensi membutuhkan komitmen yang tinggi, disiplin, kerjasama serta ketekunan dari setiap pihak yang terlibat untuk menjalankan berbagai program yang dipilih. Bahkan adakalanya untuk menjalankan berbagai program efisiensi, penggunaan sistim reward dan punishment yang sesuai perlu dipertimbangkan untuk memastikan keberlangsungan program ini secara ajeg.

Manajemen Program Efisiensi
Dalam penerapannya, perancangan program efisiensi operasional dapat mengikuti kaidah umum dalam manajemen aktivitas kerja yaitu plan-do-check-action yang juga dikenal sebagai siklus PDCA. Namun untuk keperluan penyusunan program, siklus ini mengalami improvisasi sedikit sehingga tahapan-tahapan menjadi:

1. Prioritas (prioritize): Didahului dengan aktivitas brainstorming untuk mengumpulkan masalah-masalah ada, kemudian dari kumpulan masalah tersebut menentukan masalah apa yang dianggap menduduki prioritas utama untuk diatasi. Proses kerja mana yang harus diintervensi atau, proses mana yang bila diintervensi akan memberikan kontribusi tertingggi bagi peningkatan kepuasan pelanggan
2. Ukur (measure): Mengukur bagaimana level atau tingkatan kemampuan proses itu dalam menghasilkan produk dan jasa pada kondisi sekarang agar kemudian dapat ditetapkan target dan sasaran.
3. Analisa (analyze): Mendapatkan gambaran umum tentang proses kerja (mapping) untuk mendapatkan informasi mengenai efisien tidaknya proses tersebut. Misalnya kapan dan dimana sering terjadi keadaan tertentu (penundaan, pengulangan, dan pemborosan)?
4. Tingkatkan (Improve): Menentukan faktor-faktor utama yang menentukan hasil suatu proses pekerjaan. Kemudian melakukan improvement, pengembangan, modifikasi dan implementasi atas berbagai alternatif solusi yang bisa dikembangkan. Inisiatif improvement ini dapat berupa proses kerja baru, program baru atau metode kerja yang lebih disempurnakan.
5. Kontrol (Control): Menentukan kontrol apa yang dapat dilakukan untuk mempertahankan hasil yang telah dicapai.

Penutup
Tak pelak lagi, tindakan efisiensi dibutuhkan oleh setiap perusahaan yang ingin meningkatkan valuenya. Manfaat terpenting dan paling nyata dari penerapan program ini adalah delivery produk dan layanan yang lebih cepat, biaya yang lebih hemat dan menjadikan perusahaan lebih efektif dan efisien. Manfaat lain program efisiensi adalah menimbulkan budaya agar kita berani melihat kemampuan diri sendiri, berani membandingkannya dengan standar yang lebih tinggi serta berani pula mengambil langkah-langkah proaktif untuk meningkatkannya. Disamping itu program efisiensi akan menciptakan budaya serta lingkungan kerja yang lebih bertanggung jawab, partisipatif serta mendorong kerjasama yang lebih baik.